Die Rolle der Umsatzsteuer in der Buchhaltung: Grundlagen, Praxis und Tipps

Die Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) ist eine Steuer, die auf den Verkauf von Waren und Dienstleistungen angerechnet wird. Der Staat zieht die Umsatzsteuer ein. Für Unternehmen und die Buchhaltung ist die Umsatzsteuer maßgeblich, da diese die Liquidität, Steuerpflicht und korrekte Finanzberichte berührt. Die gesetzliche Grundlage ist das UstG (Umsatzsteuergesetz). Es bestehen jedoch international Unterschiede. In Deutschland greift das Umsatzsteuergesetz, EU-weit wurde es harmonisiert.

In unserem Artikel möchten wir die praktische Rolle und Auswirkung der Umsatzsteuer in der Buchhaltung beleuchten. Wie funktioniert der Umsatzsteuer-Prozess? Doch zuerst einige Grundlagen:

Grundlagen der Umsatzsteuer

Klären wir zunächst noch einmal im Detail, was die Umsatzsteuer genau ist. Es handelt sich um eine indirekte Steuer. Denn am Ende zahlt der Verbraucher die Steuer. Unternehmen erheben sie und führen diese an das Finanzamt ab. Umsatzsteuer und Vorsteuer sind zwei Begriffe aus der Buchhaltung. Die Umsatzsteuer wird auf Ausgangsrechnungen ausgewiesen, während die Vorsteuer auf Eingangsrechnungen zu finden ist und von der Umsatzsteuerlast abgezogen werden kann. Bestimmte Umsätze sind jedoch nicht umsatzsteuerpflichtig – beispielsweise bei Gesundheitsleistungen und es gibt weitere Ausnahmen. Um die die Umsatzsteuer berechnen zu können müssen die gesetzlichen Regelungen der Steuersätze angewendet werden. Dazu gibt es in Deutschland einen Regelsteuersatz von 19% und einen ermäßigten Satz von 7%. In bestimmten Branchen gibt es Sonderregelungen.

Umsatzsteuer in der Buchhaltung

Die Umsatzsteuer wird in der Finanzbuchhaltung eines Unternehmens erfasst. Jede Rechnung muss korrekt mit der Umsatzsteuer oder Vorsteuer gebucht werden. Der Buchungssatz für die Ausgangsrechnung ist Forderung + Umsatzsteuer. Der Buchungssatz für die Eingangsrechnungen ist Verbindlichkeit + Vorsteuer. Der Kontenrahmen bietet hierzu die typischen Konten für Umsatzsteuer und Vorsteuer (zum Beispiel: SKR03/04: z. B. 1776 (USt), 1576 (Vorsteuer).)

Abgegrenzt wird die Soll- von der Ist-Versteuerung. Die Sollversteuerung findet bei Rechnungsstellung statt, die Ist-Versteuerung bei Zahlungseingang.

Umsatzsteuer-Voranmeldung und -Abrechnung

Für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen besteht die Pflicht zur Abgabe einer Umsatzsteuer-Voranmeldung. Diese wird monatlich, vierteljährlich oder jährlich abgegeben – abhängig vom Umsatzvolumen. Für die Abgabe müssen Fristen eingehalten werden. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung wird dann elektronisch über ELSTER an das Finanzamt übermittelt. Es gelten gesetzliche Fristen, die bei Überschreitung und Verspätung zu Säumniszuschlägen führen können. Der Jahresabschluss ermittelt die genau Umsatzsteuer-Zahllast oder Umsatzsteuer-Erstattung. Dem geht eine Berechnung der Differenz von Umsatzsteuer und Vorsteuer voran.

Typische Fehlerquellen sind falsche Steuersätze, fehlende Rechnungsangaben oder verspätete Meldungen.

Besondere Fälle und Herausforderungen

Reverse-Charge-Verfahren: Hierbei schuldet der Leistungsempfänger die Steuer, was häufig bei grenzüberschreitenden Leistungen der Fall ist.

Innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen sind steuerfrei aber meldepflichtig in der sogenannte Zusammenfassen Meldung (ZM).

Kleinunternehmerregelung: besagt, dass das Unternehmen keine Umsatzsteuer ausweist und damit auch kein Vorsteuerabzug möglich ist.

Praktische Tipps für Unternehmen

Unternehmen nutzen Buchhaltungssoftware, um die Steuer korrekt zu erfassen. Das reduziert Fehler und spart Zeit. Eine Zusammenarbeit mit Steuerberaten wird bei komplexen Fällen, bspw. Auslandsgeschäften, sinnvoll.

FAQ

Was ist der Unterschied zwischen Umsatzsteuer und Mehrwertsteuer?

Beide Begriffe sind rechtlich gleich und werden oft als Synonym verwendet. Mehrwertsteuer ist eher umgangssprachlich, während Umsatzsteuer der rechtlich korrekte Begriff ist.

Wie funktioniert die Vorsteuerabzugsberechtigung?

Unternehmen dürfen von der Umsatzsteuerschuld gezahlte Vorsteuer (aus Eingangsrechnungen) abziehen.

Welche Fristen gelten für die Umsatzsteuer-Voranmeldung?

In der Regel bis zum 10. des Folgemonats.

Muss ein Kleinunternehmer Umsatzsteuer ausweisen?

Nein, aber Hinweis auf Kleinunternehmerregelung ist Pflicht.

(Bildquelle: Pixabay.com – CC0 Public Domain)